Priestory pre prácu fondu, kanceláriu, sklad dokumentácie, náradia a materiálu ako aj technické zabezpečenie pre projektové riadenie, poskytla Nadácia Baden-Powella sídliaca vo vlastnom historickom dome v centre Banskej Štiavnice. 

Priestory pre depozit plastík, reliéfov a ostatného zariadenia Kalvárie poskytlo počas reštaurovania Slovenské banské múzeum a Rímskokatolícka cirkev v budove fary. Zatiaľ dočasná (pravdepodobne však trvalá expozícia plastík a reliéfov z Kalvárie) je v súčasnosti vystavená v priestoroch Starého zámku (vo vlastníctve Slovenského banského múzea).

Dňa 7. marca 2008 bola podpísaná Zmluva o správe nehnuteľností medzi správcom – Kalvárskym fondom a vlastníkmi nehnuteľností Mestom Banská Štiavnica a Rímskokatolíckym farským úradom Banská Štiavnica. Dňa 24. septembra 2008 bola tiež podpísaná dohoda o spolupráci medzi Rímskokatolíckou cirkvou, Biskupstvom Banská Bystrica a Kalvárskym fondom, ktorá nadviazala na Memorandum o spolupráci pri obnove Banskoštiavnickej kalvárie a na Zmluvu o správe nehnuteľností.

Predstavenie projektového tímu 
Projekt záchrany a obnovy banskoštiavnickej Kalvárie je mimoriadne náročný na finančné zabezpečenie, logistiku pri obnove a ďalej pri udržiavaní dobrého stavu barokového komplexu Kalvárie, ako aj manažmentu ďalšej ochrany a prezentácie pamiatky. Predpokladá sa, že celková obnova komplexu Kalvárie si vyžiada viac, ako 1 660 000 eur (50 mil. Sk). Úspešnosť projektu môže zabezpečiť kvalitné a dostatočné odborné personálne kapacity, ktoré projekt vedú. Od začiatku (zhruba od začiatku 2007) do súčasnosti za realizáciou projektu stoja ľudia, ktorí majú bohaté skúsenosti s projektmi podobnej náročnosti:

Mgr. Martin Macharik – predseda Kalvárskeho fondu 
Bol 7 rokov riaditeľ Ústredia Slovenského skautingu (projekty spolu za 150 mil. Sk), koordinátor Fondu Solidarity EÚ pre pomoc Vysokým Tatrám v sume 220 mil. Sk (Úrad vlády SR), realizácia obnovy renesančného meštianskeho domu v Banskej Štiavnici, líder najväčšej mobilizácie dobrovoľníkov v histórii SR (záplavy v ČR, kalamita v Tatrách).
V projekte má na starosti celkovú koordináciu projektu, fundraising, sledovanie čerpania získaných zdrojov, zapájanie verejnosti a dobrovoľníkov, PR projektu.
 
Ing. arch. Katarína Vošková – podpredsedkyňa Kalvárskeho fondu
Pracovala 9 rokov ako riaditeľka Pamiatkového úradu v Banskej Štiavnici, v súčasnosti pôsobí ako vedeckovýskumná pracovníčka na Fakulte architektúry STU. Koordinovala úspešnú realizáciu obnovy kultúrnej pamiatky – domu na Remeselníckej ulici č. 5 v Banskej Štiavnici, vzdelávacie projekty – kurzy, semináre a kolokvia v oblasti pamiatkovej obnovy Posledné vzdelávacie aktivity smerovala k získaniu poznatkov o banskoštiavnickej Kalvárii. V septembri 2007 pod záštitou Fakulty architektúry STU usporiadala medzinárodný workshop a vedecké kolokvium „Banskoštiavnická kalvária – perspektívy revitalizácie“, zároveň bola kurátorka výstav „Kalvária v azyle“ a „Kalvária vo fotografii“. Bola hlavnou iniciátorkou zápisu Banskoštiavnickej kalvárie na zoznam „100 najohrozenejších pamiatok sveta“,  zostavovaného každé dva roky americkou nadáciou World Monuments Fund, USA, NY a spracovateľkou projektu pre získanie finančného daru od World Monuments Fund na reštaurovanie ohrozených fresiek Kalvárie.
V decembri 2008 získala za svoju odbornú vedeckú prácu pri záchrane barokovej Kalvárie v Banskej Štiavnici prestížne uznanie rektora Slovenskej technickej univerzity – „Vedec roka 2008“.  
V projekte zabezpečuje spoluprácu s medzinárodnými organizáciami (World Monuments Fund, USA; The Headley Trust, UK), koordinácia a dohľad nad výskumnými a projektovými architektonickými riešeniami, reštaurátorskými prácami a celkovou pamiatkovou obnovou.

Ing. Milan Klak – stavebný dohľad
Stavebný inžinier s licenciou „Autorizovaný stavebný inžinier – súdny znalec v odbore“. Má bohaté skúsenosti pri obnove historických objektov, hlavne v Banskej Štiavnici a v regióne. 
Pamiatkové obnovy, realizované pod jeho odborným dohľadom a koordináciou sú úspešnými a vždy vysoko kvalitatívne hodnotené v odbornej verejnosti na celom Slovensku.  Napr.: pamiatková obnova renesančno-barokového domu Remeselnícka 5 v Banskej Štiavnici, pamiatková obnova meštianskeho domu Joergesov dom na Nám. sv. Trojice v Banskej Štiavnici.
V projekte zabezpečuje odbornú investičnú činnosť a stavebný dohľad nad vykonávaním pamiatkovej obnovy a reštaurovania Kalvárie.

Ing. arch. Oľga Klaková  – projektový asistent
V minulosti pracovala na Pamiatkovom úrade a Fakulte architektúry STU ako odborný vedeckovýskumný pracovník. 
V projekte zabezpečuje administratívnu časť a správu projektovej dokumentácie.

Mgr. Alojz Vlčko – projektový asistent
Má skúsenosti z najväčšieho projektu Slovenského skautingu – Rómskeho skautingu, s ktorým pracoval štyri roky. Okrem toho celú svoju mladosť prežil ako aktívny skaut, a preto má bohaté skúsenosti s aktivitami v teréne.
Jeho úlohou je príprava brigád a ich koordinovanie na mieste realizácie. Stará sa tiež o sledovanie grantových výziev, prípravu nových projektov a vyúčtovania poskytnutých dotácií.

Správa o činnosti za rok 2008
Úlohou tejto správy je predovšetkým informovať o činnosti občianskeho združenia v roku 2008. Projekt je veľmi špecifický a zaoberá sa súčasne viacerými odbornými činnosťami, preto je aj správa o činnosti rozdelená na viacero kompaktných celkov, ktoré mapujú jednotlivé realizované práce po skupinách.

Príprava obnovy areálu
Podrobné zameranie jednotlivých objektov 
Pre potreby výskumov a pre spracovanie  projektov (zameranie, ktoré je k dispozícii na KPÚ je nedostatočné, chýbajú kóty,  podrobnosti, rezy, rezopohľady). Bolo uskutočnené výberové konanie a zameranie bolo  zadané Ing. Petrovi Babalovi zo Stupavy. V súčasnosti je podrobne zameraný Dolný kostol, Horný kostol, Sväté schody a Ecce Homo.

Statický prieskum jednotlivých objektov
Bolo uskutočnené výberové konanie a prieskum bol zadaný Ing. Vladimírovi Kohútovi z Bratislavy. Výskum bol realizovaný na Dolnom kostole. V rámci statického výskumu bol realizovaný aj geologický výskum a bol spracovaný návrh statického zabezpečenia Dolného kostola. Statické prieskumy ďalších objektov budú spracované do konca roka.

Architektonicko-historický výskum Dolného kostola s návrhom obnovy
Výskum bol zadaný PhDr. Magdaléne Kvasnicovej z Bratislavy. Reštaurátorský výskum fasád Dolného kostola. Bol zadaný spracovateľke reštaurátorských výskumov interiérov Dolného kostola – Akad. mal. Eve Mitzovej.

Projektová príprava
Dolný kostol so zázemím projektoval Ing.arch. Peter Mravec od roku 2005. Projekt Dolného kostola s odvodnením a odvlhčením bol odovzdaný v auguste 2008. Na základe nových poznatkov zo statického prieskumu, bude musieť byť projekt doplnený a upravovaný. Úprava projektu bola zadaná Ing. arch. Petrovi Nižňanskému, ktorý bol vybratý vo výberovom konaní na projektanta komplexnej obnovy Kalvárie. V I. etape projektových prác bola navrhnutá úprava odvlhčenia a odvodnenia Dolného kostola. Na základe výsledkov architektonicko-historického výskumu Dolného kostola, projektant navrhne aj potrebné stavebné úpravy a doplní detaily. Doplnený projekt bude slúžiť ako podklad k stavebným prácam na obnove Dolného kostola, ktoré budú realizované do konca júna 2009.

Príprava zabezpečovacieho systému areálu 
Prebehol výber projektanta a dodávateľa. Vybratá bola firma RIMI Security, s.r.o.

Vzdelávacie granty Nadácie VÚB
Nadácia VÚB sa zaviazala pomôcť združeniu Kalvársky fond sumou 20 miliónov Sk pri záchrane Kalvárie. Okrem toho sa však rozhodla spolupracovať aj ďalším zaujímavým spôsobom a vyhlásila grantovú schému „Podpora účasti vzdelávacích inštitúcií na obnove banskoštiavnickej Kalvárie“. Jej cieľom bolo vytvoriť priestor pre vzdelávacie inštitúcie a vysoké školy, aby využili svoj výskumný potenciál a zapojili sa do ojedinelého výskumu záchrany banskoštiavnickej Kalvárie s priamou nadväznosťou na implementáciu teoretických poznatkov do praxe.

Hodnotiaca komisia posudzovala projekty v zložení: Mgr. Zuzana Benčeková-Tahyová – vedúca Oblastného reštaurátorského ateliéru Pamiatkového úradu SR,  Mgr. Martin Čičo – historik umenia v SNG, Ing. arch. Viera Dvořáková – Odbor výkonu štátnej správy, Pamiatkový úrad SR, Ing. arch. Erika Horanská – Academia Istropolitana Nova, sekcia Oddelenie ochrany a rozvoja kultúrneho dedičstva a zástupcovia Kalvárskeho fondu. 

Obnova Kalvárie predpokladá vypracovanie odborných štúdií v šiestich oblastiach. Záujem o vypracovanie štúdií prejavilo 9 subjektov. Na základe odporúčaní hodnotiacej komisie, Správna rada Nadácie VÚB sa dňa 5.9.2008 rozhodla úspešným žiadateľom poskytnúť 5 grantov v celkovej hodnote 1 079 999,93 Sk (35 849,43 EUR).
Štúdie budú spracované autorskými tímami zloženými z odborníkov, pedagógov a študentov vysokých škôl, ktorí sa danej problematike profesionálne venujú. Nadácia VUB pozitívne hodnotila mieru zapojenia študentov do vypracovania štúdií ako aj ochotu autorských tímov spracovať štúdie v synergii a vzájomne zdieľať získané informácie. Prieskumy budú realizované v časovej nadväznosti od septembra 2008 do marca 2009.

Riešitelia grantov sa stretli na koordinačnom pracovnom stretnutí 21.10.2008 na pracovisku Fakulty architektúry STU v Banskej Štiavnici. Predmetom stretnutia bolo spresnenie jednotlivých zadaní a očakávaných výsledkov a zosúladenie práce jednotlivých riešiteľských kolektívov. 

Kolektívy sa stretli ešte raz, 5. decembra 2008, rovnako na pracovisku Fakulty architektúry STU v Banskej Štiavnici. Na workshope pracovali už spoločne a vzájomne si prezentovali rozpracované štúdie a definovali ďalšie potrebné kroky pre úspešné zosúladenie výsledkov jednotlivých štúdií.

Práce realizované na obnove areálu
Práce na opravách striech jednotlivých objektov Kalvárie
Boli opravené všetky strechy, sfunkčnené žľaby a zvody, opravený hromozvod na Hornom kostole. Strechy boli opravované len v miestach poškodení, tak aby chránili objekty až do doby komplexnej obnovy jednotlivých objektov, kedy už bude upresnený typ krytiny. Táto časť projektu bola financovaná z grantu MK SR Obnovme si svoj dom.

Reštaurátorské práce 
Reštaurovanie interiérovej výmaľby v kaplnkách Dolného kostola. Kaplnka Božského srdca bude zreštaurovaná do konca júna 2009, kaplnka Bolestného srdca Panny Márie bude zreštaurovaná do konca roku 2009. Reštaurátorské práce realizuje Akad. mal. Eva Mitzová. Okrem toho bol vďaka prostriedkom získaným v projekte Obnovme si svoj dom reštaurovaný Drevený polychrómovaný reliéf, Útek do Egypta (č. ÚZPF – 3523/1), práce vykonal Pamiatkový úrad SR, Oblastný reštaurátorský ateliér Bratislava.

Stavebné práce na Dolnom kostole
Od začiatku októbra 2008 (práce v interiéri, odvlhčenia a odvodnenie, podlahy, omietky, inštalácie, byt správcu, výstavná miestnosť, WC pre verejnosť, úprava dvora a okolia Dolného kostola). Dodávateľ stavebných prác bol vybraný na základe výberového konania.

Brigádnické práce
Už druhý rok sa do záchrany a obnovy kalvárie zapojili viaceré významné slovenské firmy, predovšetkým členovia združenia Engage, ktoré koordinuje Nadácia Pontis. Do Banskej Štiavnice prichádzali v rámci projektu Firemní dobrovoľníci na víkendové brigády, v rámci ktorých pod odborným dohľadom vykonávali viaceré brigádnické práce. Tento rok sa zapojili ČSOB, Orange, VÚB, KPMG, Accenture a Allen&Overy a Nadácia Pontis.

Aktívne v brigádach boli aj mládežnícke organizácie Slovenský skauting a Český junák, ktoré zorganizovali viacero letných brigád. Organizácia INEX, zameraná na mládežnícke výmeny, aj tento rok pripravila v Banskej Štiavnici tzv. workcamp, v rámci ktorého sa do projektu zapojili dobrovoľníci z viacerých krajín (Japonsko, Nemecko, Chorvátsko, Poľsko a iné). Okrem toho už tretí rok v hojnom počte pomáhali študenti z Gymnázia Jura Hronca z Bratislavy.

Spolu bolo brigádnickým spôsobom vykonaných približne 600 osobodní prác, čo je cca. 3600 brigádnických hodín. Aj touto formou chceme všetkým dobrovoľníkom úprimne poďakovať za čas a úsilie, ktoré projektu obnovy a záchrany kalvárie venovali.

Práce boli zamerané hlavne na štyri činnosti: kosenie lúk, odstraňovanie náletových drevín, štiepkovanie haluziny a obnovovanie cesty k Hornému kostolu.

Kosenie lúk
Kosenie trávy je na Kalvárii typickou brigádnickou činnosťou, ktorá po zaškolení nevyžaduje žiadne odborné vedomosti. Je dôležité pravidelne kultivovať trávnatý porast, a to najmä preto, aby terén nezarastal náletovými drevinami, ktoré sú z hľadiska využitia areálu nežiaduce.

Odstraňovanie náletových drevín 
Dlhodobo neudržiavaný areál kalvárie je prerastený náletovými drevinami, ktoré negatívne vplývajú na odvodňovanie budov, ohrozujú ich pri silnom vetre a deštruujú strešné krytiny. Často pôsobia neesteticky. Dobrovoľníci odstraňovali za pomoci pilčíkov tieto náletové dreviny v a znášali ich na zberné miesto, kde sa pripravovali na štiepkovanie. 

Štiepkovanie haluziny
Haluzina – náletové dreviny, ktoré sa vyžínajú v areáli kalvárie je po odstránení potrebné spracovať, aby sa predišlo ich prípadnému vznieteniu a požiaru. Skupina dobrovoľníkov pomocou drobného náradia (sekerky a píly) pripravuje haluzinu a postupne ju spracováva ťažkou technikou – štiepkovačom. Štiepka, teda stružliny, ktoré vznikli, sú neskôr expedované z areálu kalvárie a využívajú sa na kúrenie.

Obnovovanie cesty k Hornému kostolu
Pri prácach v roku 2007 sa podarilo nájsť historickú cestu k Hornému kostolu. Bola však značne zarastená kríkmi a vysokou trávou a viedol po nej iba úzky chodníček. Pre budúce rekonštrukčné, rešaurátorské a stavebné práce na Hornom kostole bolo potrebné umožniť aspoň obmedzený prístup motorovým vozidlám. Preto sme s dobrovoľníkmi v rámci brigád vyčistili cestu od porastov, vysokej trávy a stromov, ktoré prekážali v jazde na poslednom úseku. Dnes je možné terénnym vozidlom prejsť až k Hornému kostolu.

Ostatné brigádnické práce
Okrem spomínaných hlavných brigádnických činností boli brigádnicky vykonané aj tieto práce: vysťahovanie mobiliáru z Dolného kostola, realizácia sond v areáli na zistenie pôvodných terénnych úprav (podklad pre projekt záhradníckych úprav areálu), vybúranie betónovej podlahy v strednej kaplnke Dolného kostola, sfunkčnenie systému odvedenia dažďových vôd, odstraňovanie nápisov na plechoch pri Hornom kostole, výmena starých visiacich zámkov a reťazí, osadenie informačných tabuliek o kaplnkách a adopcii a dvoch informačných tabúľ ale aj viaceré iné.